I istraživanja već godinama ukazuju na to da sazivamo i održavamo previše sastanaka koji ne rezultiraju željenim učincima, već samo prevelikom količinom uloženog vremena, a često i nedovoljno kvalitetnim dogovorima ili pak nepostizanjem dogovora pa i frustracijama sudionika sastanaka. S vremenom nam loši sastanci postaju norma, navikavamo se na njih i ne pokušavamo utjecati na to da ih poboljšamo i promijenimo.
No, u vrijeme krize, kakvu je izazvala pandemija Covida-19 i zbog koje je većina organizacija morala prijeći na dominantno virtualni način komunikacije i održavanja sastanaka, kao da je netko bacio svjetlo reflektora na sve manjkavosti sastanaka. Velik broj poslovnih ljudi bio je kontinuirano primoran biti na virtualnim sastancima od jutra do mraka, a u nekim slučajevima praksa virtualnih sastanaka dovela je do burnout sindroma. Kao posljedicu visoke razine stresa, visokih očekivanja, fizičke i emocionalne iscrpljenosti te osjećaja neučinkovitosti i manjka postignuća, oni koji su podlegli ovom sindromu više nisu mogli učinkovito obavljati svoje poslovne zadatke.
Učinkovitost virtualnih sastanaka za vrijeme pandemije Covida-19:
-
- 55 posto sudionika radi „još nešto“ za vrijeme virtualnog sastanka (istraživanje Intercalla);
- 90 posto sudionika reklo je da su znatno više distraktirani kad rade od kuće (Forbes, 2020.).
Nedovoljno učinkoviti sastanci nisu samo gubitak vremena i velike količine novca, kako je utvrđeno u istraživanjima, nego i mijenjaju način na koji radimo, ono na što se fokusiramo i kako se angažiramo te najvažnije, kakve odluke donosimo. Zato sastanci moraju prestati biti poput beskrajnih reklama usred filma, a postati više poput pitstop mjesta na utrkama Formule 1, na kojima svi znaju što trebaju raditi i to postižu u najkraćoj mogućoj vremenskoj jedinici. Neka sastanci postanu upravo takve komunikacijske forme na kojima kreiramo i koordiniramo promjenu jer danas promjena znači opstanak.
Nakon opservacije tisuća sastanaka u različitim tipovima organizacija i razgovora s klijentima, zaključila sam da su neki od najčešćih uzroka neučinkovitosti sastanaka sljedeći:
-
- ne zna se što se sastankom želi/treba postići;
- sudionici ne znaju što se od njih očekuje i zašto su uopće prisutni te ne znaju kako sudjelovati;
- agenda sastanka nije poslana unaprijed ili je uopće nema;
- nitko ne moderira sastanak;
- previše je digresija izvan dogovorene teme i/ili previše ometanja (telefoni, laptopi, ulaženje/izlaženje, multitaskanje) za vrijeme sastanka;
- jedna osoba dominira sastankom ili pak svi govore, a nitko nikoga ne sluša;
- sastanak predugo traje;
- nejasno je koji su sljedeći koraci i aktivnosti koje se moraju poduzeti, tko ih mora poduzeti i do kada;
- nije postignut nikakav dogovor i ništa se nije odlučilo te sastanak nije urodio nikakvom promjenom.
Neke od rečenica koje mi klijenti govore kad opisuju što ih muči vezano za sastanke:
-
- Jedna ili više osoba dominiraju sastankom.
- Nitko ne moderira sastanak.
- Na sastanku se prenose informacije o kojima se može jednako učinkovito komunicirati i mailom, a ne raspravlja se o bitnim stvarima.
- Nitko ne obraća pozornost jer su svi na svojim mobitelima ili laptopima.
- Na svakom se sastanku raspravlja o istome jer se između sastanaka ništa ne obavi.
Što sastanak čini uspješnim?
Može se smatrati da je sastanak uspješan kad je ostvarena svrha sastanka, kad su svi sudionici dobili potrebne informacije ili spoznaje i kad znaju što trebaju raditi i u kojem vremenskom roku te da pri tome ulože minimalno vremena. Kako bismo to postigli, ključno je odrediti sljedeće tri stvari:
1. Svrhu sastanka
U Intelovim sobama za sastanke stoji znak: „Ako ne znate svrhu sastanka, zabranjeno vam je započeti sa sastankom.“ Ako ne znamo što želimo postići, nije ni važno kojim ćemo putem krenuti ni koga ćemo na taj put povesti, zar ne? Zato je presudno odrediti svrhu sastanka tako da svi sudionici znaju što su željeni ishodi sastanka, koji doprinos trebamo ostvariti, zašto je to važno i kako ćemo to postići tijekom sastanka. Štoviše, kad odredimo svrhu sastanka, omogućujemo sudionicima da se prepoznaju i povežu doprinosom koji se želi ostvariti. Što je viši stupanj takve identifikacije sudionika, njihova će motivacija za ostvarenjem svrhe biti jača. Zato neka svrha uvijek bude kompas prilikom organizacije i vođenja bilo kojeg sastanka.
2. Uloge sudionika
Nečiju ulogu na sastanku trebaju odrediti dva parametra: kako osoba može doprinijeti svrsi sastanka i što treba dobiti od sastanka. Kao Formula 1 koja osnažena izlazi iz pitstopa kako bi što brže i učinkovitije stigla do cilja, tako bismo i mi trebali osnaženi izlaziti sa sastanaka, kako bismo mogli što učinkovitije obavljati svoje radne zadatke, sigurni u to što treba raditi, opremljeni svim potrebnim resursima i motivirani ostvariti zadatak. Na temelju ova dva parametra određujte ne samo tko bi trebao prisustvovati sastanku, nego i to kako bi trebalo participirati za vrijeme sastanaka.
3. Agendu sastanka
Ako je svrha vaš kompas na putu postizanja učinkovitosti sastanka, onda je agenda vaše kormilo. Dobro osmišljena agenda jamči učinkovitu strukturu sastanka i predstavlja referentnu točku te fokusira sudionike i usmjerava ka postizanju željenog ishoda. Koristite agendu i kao vremenski vodič. Važan aspekt vođenja učinkovitih sastanaka je inzistiranje na tome da svatko poštuje dodijeljeno vrijeme. Započnite sastanak na vrijeme; nemojte trošiti vrijeme na ponovnom ponavljanju za one koji kasne i kad možete, završite na vrijeme. Bolje je organizirati nekoliko kratkih sastanaka s uskim fokusom, malim brojem sudionika te jasnim i određenim željenim ishodima, nego održavati maratonske sastanke s prevelikim brojem tema i prevelikim brojem sudionika koji ni ne moraju nužno prisustvovati svim temama sastanka.
Za vrijeme sastanka treba učinkovito upravljati sastankom tako da se raspravlja o zadanim temama, držeći se zadanog vremena, a ponajviše tako da su svi sudionici angažirani na dogovoreni način. Svaki sastanak valjalo bi zaključiti provjerom jesu li svi sudionici usuglašeni s postignutim dogovorom i jesu li jasno određeni koraci i vremenske odrednice izvršavanja dogovora.
Kada definirate svrhu kao kompas, uloge sudionika kao posadu, a agendu kao kormilo, spremni ste započeti plovidbu na putu do učinkovitosti sastanaka.
Na kraju, ne zaboravite slaviti doprinose koje ste ostvarili sastankom. Naime, ako smo ostvarili svrhu sastanka, to je znak da smo uposlili dobre prakse komunikacije, postizanja razumijevanja i suradnje. Kako bismo im dali vjetar u leđa i kako bismo ih ponovno primijenili lakše i jednostavnije i u nekim drugim situacijama, važno je da verbaliziramo ne samo ono što smo dobro napravili, nego i način na koji smo to postigli. Zato posvetite zadnje minute sastanka upravo doživljaju postignuća i pomozite jedni drugima na putu prema stvaranju kulture učinkovitih sastanaka.