Komunikacija u digitalnom svijetu
Nakon pandemije došlo je do brzog i rapidnog porasta u korištenju virtualnog načina komunikacije. To je utjecalo na mnoge promjene ne samo u načinu obavljanja poslovnih zadataka nego i u načinu komunikacije. Sada su nam Zoom ili Teams najnormalnije poslovne fraze koje koristimo, no prije pandemije rijetki su koristili takve virtualne komunikacijske platforme na redovnoj razini, kao što koristimo danas.
Neki poslodavci su prepoznali na vrijeme da se moramo posebno fokusirati na kvalitetu održavanja komunikacije virtualnim putem, dok su ostali prepustili se toj promjeni bez posebne prilagodbe u načinu komunikacije, što je dovelo do mnogih komunikacijskih prepreka, nezadovoljstva pa čak i poslovno narušenih odnosa.
Svakako pričamo o razvoju nove vještine – vještine virtualnog načina komunikacije. Kao kod svakog razvoja vještina, potrebne su određene edukacije i načini prilagodbe. Za poslodavce to znači nova ulaganja u razvoj tih vještina kod svojih zaposlenika, kao i u nove tehnologije.
Kako su promjene u doba korone utjecale na poslodavce
Većina organizacija mudro je odlučila aktivnosti poput sastanaka te drugih poslovnih događanja prebaciti na virtualne platforme. „Novim normalnim“ omogućeni su nastavak i opstojnost mnogih poslovnih aktivnosti.
No, promjena uobičajenih komunikacijskih kanala postavila je nove komunikacijske izazove s kojima se sada svakodnevno susrećemo na raznim virtualnim platformama, poput Zooma, Teamsa, Google Meeta, i ostalima.
Recentna istraživanja ukazuju na to da ovakav vid komunikacije, ako se učinkovito ne koristi, može uzrokovati: dodatni stres, umanjiti učinkovitost, potkopati samopouzdanje te izazvati osjećaj izoliranosti.
Veća je tendencija tako zvanog komunikacijskog suprimiranja – opada naša voljnost participacije pa možda manje govorimo ili manje pitamo nego što bismo to činili da smo na sastanku u istoj prostoriji. Teže nam se čini povezati se s onime što se događa, ili onime što se govori. Također, moramo pripaziti na virtualni zamor, koji se brže i češće događa nego da smo u direktnoj komunikacije bez posredstva tehnologije.
Tako su pred nama novi komunikacijski izazovi u virtualnom načinu komunikacije:
-
- zadržati učinkovitosti i živost pravih susreta
- postići jednaku razinu sigurnosti i uvjerljivosti
- uspostaviti virtualni komunikacijski bonton
- povezati se sa sudionicima
- prilagoditi formate da i dalje budu učinkoviti i angažirajući
S druge strane, virtualna komunikacija pruža prednosti, poput mogućnosti povezivanja na bilo kojem mjestu i u bilo koje vrijeme, održavanja kontinuiteta poslovanja, brzog dijeljenja dokumenata i materijala, brzog načina rješavanja poslovnih prioriteta te potencijal osnaživanja poslovnih odnosa.
U kojem smjeru će dalje virtualna komunikacija ići i kako će izgledati sastanci budućnosti
U tom pogledu nećemo se sigurno vratiti na staro normalno. Virtualna komunikacije je kako bi se reklo “here to stay“, to jest nećemo prestati virtualno komunicirati. Naime, pandemija je samo ubrzala razvoj virtualnog načina komunikacije, on bi se neminovnog dogodio i bez pandemije, možda ne tako sveobuhvatno no išli smo u tom smjeru.
Sada kada smo otkrili sve prednosti virtualnog načina komunikacije, poput mogućnosti povezivanja na bilo kojem mjestu i u bilo koje vrijeme, brzog dijeljenja dokumenata i materijala, brzog načina rješavanja poslovnih prioriteta i naravno uštede resursa, virtualni način komunikacije će postati ili je već postao normalni poslovni standard.
Vjerojatno ćemo sve više u nekom hibridnom obliku održavati poslovne sastanke i prezentacije. To znači da će neki sudionika biti fizički prisutni dok će se drugi virtualno priključivati.
Trebat će pripaziti i prilagoditi i formu poslovnih sastanaka i prezentacije.
Evo samo nekoliko smjernica:
-
- da bi virtualni sastanak ili prezentacija bili učinkoviti i angažirajući ne smiju trajati predugo, kao oni fizički
- važno je da svi sudionici sudjeluju s upaljenim kamerama
- treba raditi na bolje prilagođenijoj strukturi samog sastanka ili prezentacije
- važan element planiranja od sad će biti kako što više uključiti sudionike da nisu samo pasivni primatelji informacija već aktivni doprinositelji sastanka
Savjeti za poslodavce
Ako dominantno komunicirate sa svojim zaposlenicima na virtualni način te se rijetko viđate, obavezno intenzivirajte komunikaciju sa svojim zaposlenicima na način da:
-
- organizirajte ne samo operativne već i razvojne virtualne sastanke tima
- češće imate jedan na jedan virtualne sastanke sa svakim zaposlenikom
- prvo više pitajte i slušajte, a potom govorite