Ako želite biti uspješni u poslovanju, prije svega trebate biti vrsni u komunikaciji. Svi dobri lideri su ujedno i agilni komunikatori. A što danas znači biti agilan komunikator? Znači uzeti riječ u svoje ruke, uistinu se povezati s ljudima, uvjeriti ih u svoje ideje i vizije te ih angažirati u zajedničkom ostvarenju svrhe.
Vrijeme u kojem živimo obiluje interakcijama koje se često odvijaju simultano kroz različite komunikacijske kanale. Sve to proizvodi brojne komunikacijske prepreke o koje se uvijek iznova spotičemo. Tri najčešće komunikacijske prepreke u poslovanju su:
1. Pretpostavke
Previše toga pretpostavljamo, a malo toga zapravo komuniciramo. Zaboravljamo da svatko od nas ima drugačiju perspektivu pa pod istim pojmovima ponekad razumijevamo različite stvari. Primjerice, kada zatražite da se nešto „hitno obavi“, vi možda pod pojmom „hitno” smatrate dovršiti zadatak doslovno odmah, a nekome taj isti pojam može značiti tek za nekoliko sati.
2. Neusklađena očekivanja
Koliko često provjeravamo jesmo li usklađeni u međusobnim očekivanjima? Na primjer zamislite sljedeće, zaposlenik dobije zadatak da napiše izvještaj o tržišnim trendovima. Voditelj očekuje da će izvještaj biti detaljan, uključivati analize i prijedloge za poslovne odluke, ali to ne verbalizira. Zaposlenik smatra da je važno dostaviti što detaljniji izvještaj, no bez ikakvih analiza i prijedloga. Kao rezultat voditelj ostaje razočaran, a zaposlenik ne shvaća gdje je pogriješio.
3. Neadekvatno slušanje
U dijalozima smo nestrpljivi, ne slušamo da bismo ostvarili razumijevanje, već slušamo da bismo brzo procijenili nečiji stav u odnosu na naš, pa odgovaramo iz potrebe da pobijemo to što se reklo ili pak slušamo samo zato da bismo replicirali i kazali svoje. Pažnja nam je fragmentirana i neprestano provjeravamo mobitel, čak i na sastanku ili za vrijeme prezentacije, a pritom mislimo da jednako kvalitetno slušamo. Ma koliko god se educirali i učili o važnosti slušanja, nedovoljno ga učinkovito primjenjujemo u konverzaciji.
Ishodi takvih razgovora su često nesporazumi, neodrživi dogovori, neproduktivni, pa čak i narušeni poslovni odnosi.
Iako smo svi iskonski predodređeni za povezivanje i suradnju te svi to deklarativno i želimo, često se nađemo u takozvanom komunikacijskom vakuumu koji postaje dominantni obrazac iz kojeg ne vidimo izlaz. Pokušavamo problem riješiti na isti način kako smo ga i stvorili, primjenjujući iste komunikacijske obrasce, a očekujući drugačiji ishod.
Što je konverzacijska agilnost i zašto je važna?
Kako bismo savladali sve gore navedene komunikacijske izazove potrebno je preskočiti raskorak između toga „kako ja vidim stvari“ i „kako ti vidiš stvari“. Metoda konverzacijske agilnosti u tome uveliko pomaže. To je moja autorska metoda pod kojom podrazumijevam ključne vještine percipiranja, povezivanja, razumijevanja i usmjeravanja konverzacije u željenom smjeru. Lako je primjenjiva u svakoj konverzaciji i brzo omogućava vidljiv napredak. Započinje podizanjem razine povjerenja između vas i sugovornika, a rezultira visokom kvalitetom produktivnih interakcija. Primjena agilnosti u konverzaciji danas u vremenu brzih promjena nameće se kao nužnost u podizanju kvalitete razgovora i stvaranju zdravijih i otpornijih odnosa.
4 ključna koraka za agilnije kretanje u svakoj konverzaciji
Najprije treba naučiti pravilno promatrati sebe i sugovornika, kako bismo brzo dijagnosticirali vlastiti i sugovornikov komunikacijski obrazac. Zatim treba naučiti na koje konstruktivne načine možemo prilagoditi svoj način komunikacije sugovorniku, a da zadržimo učinkovitost u zauzimanju za sebe. Posljednji korak je naučiti kako strateški voditi konverzaciju prema ostvarivanju cilja na obostranu korist.
1. korak: PROMATRAJ
Ključ uspješnog povezivanja te postizanja razumijevanja i suradnje je stvaranje povjerenja između sugovornika. Povjerenje je stvar percepcije. Naime, kada dvoje ljudi uđe u interakciju naš mozak „skenira“ komunikacijski obrazac sugovornika i na temelju rezultata tog „skena“ stvara se povjerenje ili nepovjerenje. U razgovoru na nesvjesnoj razini najprije percipiramo kako sugovornik izgleda, zatim kako govori, a tek onda što govori. Stoga je važno uzeti u obzir sve komunikacijske elemente koje koristimo kada prenosimo poruke. Ne samo riječi nego i način na koji ih iznosimo.
2. korak: DIJAGNOSTICIRAJ
U sljedećem koraku moramo postati komunikacijski detektivi te protumačiti i smisleno povezati sve elemente komunikacije koje smo u prvom koraku percipirali. Kako sugovornik reagira i razumije poruku, kakav stav sugovornik zauzima prema temi, prema meni, što trenutačno osjeća, što mu predstavlja nelagodu, izaziva nervozu. Sve to možemo „iščitati“ najviše iz neverbalne i glasovne razine komunikacije. Govor tijela često otkriva naše istinske namjere. U ovom koraku cilj nam je dublje istražiti sve komunikacijske elemente i tako dijagnosticirati koliko je usklađeno ono što sugovornik govori s onim kako komunicira.Vrsni komunikatori znaju protumačiti tuđi govor tijela, a agilni komunikatori će to znanje primijeniti kako bi se pobrinuli da njihov govor tijela ne šalje signale koje ne žele i kako bi uspješno vodili i predviđali tijek razgovora.
3. korak: PRILAGODI
U trećem koraku, ključno je znati staviti se u „tuđe cipele“. Istražiti perspektivu sugovornika i vidjeti situaciju kroz njihove oči – o čemu razmišljaju, što osjećaju i zašto tako misle i osjećaju. Razumijevanje tuđe perspektive i prilagodba razvijaju empatiju prema sugovorniku.
Najbrži način da potaknemo empatiju je aktivno slušanje. „Ako želite uvjeriti, morate razumjeti. Da biste razumjeli, morate slušati s istinskom empatijom“, rekao je Richard Branson koji često naglašava da je slušanje sugovornika jedan od glavnih čimbenika uspjeha njegovog poslovanja. I zato je nužno da stalno predano radimo na usavršavanju vještine aktivnog slušanja.
4. korak: USMJERAVAJ
U posljednjem koraku metode konverzacijske agilnosti spremni smo krenuti usmjeravati razgovor u željenom smjeru. Na putu do postizanja ishoda na obostranu korist glavni kompas će nam biti svrha. Svrhu razgovora oblikujte na način da sugovornik uviđa svoju ulogu i zajedničku korist i vraćajte na nju svaki put kada konverzacija ode u drugom smjeru. Postavljajte pitanja kako biste sugovornika doveli do željene spoznaje i ostvarili ciljeve u konverzaciji. Ne zaboravite i povremeno naglasiti kako je svaki sugovornik doprinio procesu i slaviti dobre obrasce suradnje. Pozitivna afirmacija jedna je od najučinkovitijih praksi u komunikaciji jer ju sugovornik gotovo odmah zrcali i u svojem ponašanju.
4 agilne tehnike koje možete primijeniti u svakom razgovoru:
- Budite usredotočeni na sadašnji trenutak, kako biste čuli i opservirali o čemu vam komunicira vaš sugovornik ne samo riječima, već i načinom.
- Dajte svojem sugovorniku povratnu informaciju o tome da ste razumjeli što vam je rekao, ali i kako se osjeća. Time sugovorniku pružate još jednu priliku da se dodatno izrazi ili korigira, a sebi potvrdu da ste ga dobro razumjeli.
- Postavljajte više otvorenih pitanja kako biste spoznali ne samo probleme sugovornika, nego i njegove namjere, potrebe i motivaciju te ga time bolje razumjeli.
- Ako želite da vaš sugovornik o nečemu misli slično kao i vi, nemojte samo govoriti o tome već sugestivnim pitanjima omogućite sugovorniku da dođe do željene spoznaje kako biste ostvarili svoje ciljeve.
Iako smo mi Homo sapiensi predodređeni da se kroz komunikaciju povezujemo i surađujemo, često nedovoljno kvalitetno iskorištavamo taj potencijal. Pozivam vas da uzmete riječ u svoje ruke i uz pomoć metode konverzacijske agilnosti aktivirate u potpunosti svoje komunikacijske potencijale i postanete komunikacijski leaderi, a ne followeri situacija koje ne idu u vašu korist.