Jedan od najvećih zadataka lidera razvoj je kompetencija i predanosti članova tima koji usmjeravaju i vode. Radi se o najplemenitijoj, ali i najodgovornijoj funkciji lidera. Glavni alat pomoću kojeg se ostvaruju spomenute prednosti je feedback, to jest, pružanje povratnih informacija o načinu i ishodima rada. Unatoč tome, najčešća je prepreka u razvoju članova tima neadekvatno i nedovoljno pružanje feedbacka, kao i njegova negativna percepcija, prema kojoj se feedback smatra okidačem za stres. Upravo mi se zbog navedenih razloga često javljaju klijenti s upitom o organizaciji edukacija za jačanje kulture pružanja feedbacka.
Slijedi nekoliko smjernica koje će vam pomoći da u svojoj organizaciji ojačate kulturu pružanja povratnih informacija te omogućite zdravu radnu atmosferu u kojoj se svaki član tima osjeća zapaženo i ima mogućnost za napredak i ostvarenje svojih potencijala.
Feedback uvijek i stalno
Kad mi prvi put dođu klijenti, polaznici edukacije o pružanju feedbacka, primjećujem da feedback nije sastavni dio njihove svakodnevne poslovne komunikacije, nego se događa ili kad je zadan periodičnim organizacijskim procesima ili kad se već nakupilo previše situacija na koje je trebalo reagirati mnogo ranije, što generira golemu količinu stresa i lideru i članu tima. Prva i osnovna smjernica u razvoju kulture pružanja povratnih informacija je poticaj da feedback postane sastavni dio svakodnevnih poslovnih interakcija. Tako se stvara ozračje u kojem su članovi vašeg tima naviknuti na to da ih primjećujete, ali i na to da feedback više nije okidač za stres, nego sastavni dio suradnje.
Feedback u dobru i zlu
Često primjećujem da se češće daju povratne informacije kad se nedovoljno dobro radi, a rjeđe kad netko kvalitetno obavlja svoj posao. Podjednako je važno davati feedback u oba primjera – i kad članovi tima uspješno rade, ali i kad svoj posao ne obavljaju dovoljno učinkovito. Tako se u procjeni percepcije feedbacka stvara optimalna ravnoteža jer će vaši članovi tima pomisliti, otprilike: „Ako moj lider uvažava i hvali moj kvalitetan rad, a podjednako ističe njegove nedostatke, njegove su prosudbe utemeljene na dobrim razlozima.“
Neka feedback uvijek bude konkretan
Klijenti mi se nerijetko požale na to da ne mogu svima neprestance dijeliti pohvale za svaki zadatak koji kvalitetno obave. I naravno da to nije potrebno. Naime, neprestana pohvala nije krajnji smisao feedbacka. Članove tima potrebno je pratiti i promatrati, kako bi se u slučaju dobrog rada, napretka, dodatno uloženog truda ili proaktivnosti konkretizirale aktivnosti, metode i ponašanje kojima se dolazi do zadovoljavajućih rezultata. Zatim se pravovremeno pružaju povratne informacije, ali se i omogućuje da se uvriježe pozitivne prakse te da ih članovi tima mogu brže i lakše ponovno primijeniti.
Negativan feedback mora biti konstruktivan
Feedback koji većini stvara poteškoće je ukazivanje članu tima na nedovoljni rad. Već se naša nelagoda u spomenutoj situaciji prenosi na razgovor i otežava ionako zahtjevnu komunikaciju. Nerijetko se u takvim slučajevima nespretno izražavamo, a član tima povratnu informaciju može doživjeti kao napad na sebe i svoju osobnost. Da biste suvereno i smireno pružili negativnu povratnu informaciju, nastojeći da se ne doživi kao napad nego kao konstruktivna kritika (što ste zapravo i htjeli postići), pomoći će vam sljedeći savjeti:
1. Specificirajte određeno ponašanje ili aktivnost:
- što preciznije objasnite ponašanje ili aktivnost u kojoj osoba nije zadovoljila;
- navedite što je osoba učinila bez osude njezine namjere i etiketiranja.
2. Konkretizirajte učinak spomenutog ponašanja ili aktivnosti:
- objasnite razlog zbog kojeg određeno ponašanje ili aktivnost ne zadovoljava vaša očekivanja;
- objasnite posljedice koje ima određeno ponašanje ili aktivnost na obavljanje posla, članove tima i poslovanje.
3. Specificirajte što biste željeli da osoba promijeni u svojem ponašanju:
- što određenije i jasnije predložite načine napretka.
4. Postavite pitanja poput:
- Kako ti vidiš ovu situaciju?
- Što misliš da je bilo učinkovito, a što bi moglo biti još bolje?
- Što misliš kako bi to ubuduće mogao/la napraviti učinkovitije?
Najljepše što lider može darovati svojim članovima tima je feedback o onome što dobro rade, kao i onome što tek mogu dodatno usavršiti. Upravo tako na zdravim temeljima gradite samopouzdanje i kompetentnost ljudi koje vodite te jačate njihovu motivaciju za ostvarenje potencijala, pružajući im pravovremene i konkretne smjernice.